Положение об архиве Нижегородского областного суда
УТВЕРЖДЕНО
приказом председателя
Нижегородского областного суда
от 23 ноября 2020 г. №79
П О Л О Ж Е Н И Е
об архиве Нижегородского областного суда
1. Общие положения
1.1. Положение об архиве Нижегородского областного суда разработано в соответствии с Федеральным законом №125-ФЗ от 22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации», Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 года №42, приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 года №56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» и иными нормативными правовыми актами.
1.2. Положение об архиве суда, разработанное Нижегородским областным судом (далее – суд), подлежит согласованию с Государственным казенным учреждением Центр хранения документации и комплектования государственных архивов Нижегородской области (далее - ГКУ ЦХДКГАНО), после чего утверждается председателем Нижегородского областного суда.
1.3. Архив Нижегородского областного суда (далее – архив суда) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в Государственное казенное учреждение Центральный архив Нижегородской области (далее – ГКУ ЦАНО), источником комплектования которого выступает Нижегородский областной суд.
1.4. Документы суда, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, включенные в состав Архивного фонда Нижегородской области в установленном порядке относятся к федеральной собственности и подлежат передаче на постоянное хранение в ГКУ ЦАНО.
1.5. До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных ст.22 Федерального закона от 22.10.2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» хранятся в архиве суда.
1.6. Архив суда не является самостоятельным структурным подразделением, а входит в состав отдела делопроизводства, организации приема граждан и работе с обращениями. Ответственный за ведение архива назначается приказом председателя суда.
1.7. В своей работе ответственный за ведение архива руководствуется Федеральным законом №125-ФЗ от 22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 года №526, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Нижегородской области в сфере архивного дела и делопроизводства, приказами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, приказами председателя Нижегородского областного суда, настоящим Положением.
1.8. Контроль за деятельностью архива суда осуществляется заместителем председателя суда, курирующим отдел делопроизводства, организации приема граждан и работе с обращениями.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива суда осуществляет ГКУ ЦХДКГАНО.
2. Состав документов архива суда
2. В архив суда поступают:
2.1. Законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, другие документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда.
2.2. Постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) суда – предшественников.
2.3. Служебные и ведомственные издания.
2.4. Справочно – поисковые средства к документам и учетные документы архива суда.
3. Задачи архива суда
3. Основными задачами архива суда являются:
3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего Положения.
3.2. Комплектование архива суда документами, образовавшимися в деятельности суда.
3.3. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве суда.
3.4. Подготовка и своевременная передача документов, относящихся к составу Архивного фонда Нижегородской области, на постоянное хранение в ГКУ ЦАНО с соблюдением требований, устанавливаемых действующим законодательством Российской Федерации и Нижегородской области.
3.5. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях суда и своевременной передачей их в архив суда.
4. Функции архива суда
4. Архив суда осуществляет следующие функции:
4.1. Принимает, учитывает и хранит документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда, в соответствии с утвержденным графиком.
4.2. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив суда.
4.3. Информирует руководство и работников суда о составе и содержании документов архива.
4.4. Организует выдачу дел и документов в структурные подразделения суда в целях служебного использования.
4.5. Исполняет запросы и заявления граждан и организаций, выдает архивные копии документов, архивные справки и выписки из архивных документов.
4.6. Ведет учет использования документов архива суда.
4.7. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива суда.
4.8. Осуществляет методическую помощь в составлении номенклатуры дел суда, подготовке структурными подразделениями документов к передаче в архив суда.
4.9. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве суда в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
4.10. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ ЦАНО. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей документов производятся за счет сил и средств суда.
4.11. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии суда описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б)на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЭПМК) комитета по делам архивов Нижегородской области - описи дел постоянного хранения и научно-справочный аппарат к архивному фонду;
в)на согласование экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) ГКУ ЦХДКГАНО - описи дел по личному составу;
г)на согласование ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение председателю суда описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) экспертной комиссией суда, экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов Нижегородской области и экспертно методической комиссией ГКУ ЦХДКГАНО.
4.12. В соответствии с возложенными на него задачами сотрудник, ответственный за учет, хранение, комплектование и использование архивных документов суда осуществляет следующие функции:
- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии суда;
- в соответствии с графиком принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений суда;
- составляет и предоставляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии суда, ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области и ЭМК ГКУ ЦХДКГАНО;
Описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются:
- постоянного хранения - не менее чем в пяти экземплярах: четыре на бумажном носителе и один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);
- временного (свыше 10 лет) хранения - не менее чем в двух экземплярах;
- документов по личному составу - не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).
4.13. Проводит в архиве суда единовременные проверки наличия и состояния документов:
- после перемещения дел в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архив посторонних лиц;
- при смене лица, ответственного за архив суда.
4.14. Ежегодно представляет в ГКУ ЦХДКГАНО сведения о составе и объеме хранящихся в архиве суда документов по установленной форме.
5. Права архива суда
5. Для выполнения возложенных задач и функций архив суда имеет право:
5.1. Давать рекомендации структурным подразделениям суда по вопросам, относящимся к компетенции архива суда.
5.2. Запрашивать от структурных подразделений суда сведения, необходимые для работы архива суда.
5.3. Информировать структурные подразделения суда о необходимости своевременной передачи дел и документов в архив суда.
5.4. Представлять руководству суда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве суда.
6. Ответственность архива суда
6. Лицо, ответственное за архив суда, несет ответственность за:
6.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.
6.2. Утрату, порчу и несанкционированное уничтожение документов.
6.3. Нарушение правил использования архивных документов и доступа пользователей к ним, установленных законодательством.
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии суда
от « 30 » октября 2020 г. № 3